So einfach ist die elektronische Rechnung mit digitaler Signatur
Was muss ich als Empfänger von elektronischen Rechnungen mit digitaler Signatur berücksichtigen?
Die elektronische Rechnungslegung erfolgt stets in beiderseitigem Übereinkommen, da der Empfänger einer elektronisch unterschriebenen Rechnung gewisse Minimalanforderungen berücksichtigen sollte.
Zustimmung zur elektronischen Rechnungslegung
Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf keiner besonderen Form, es muss lediglich ein Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll.
Laut Erlass des BMF kann die Zustimmung z.B. in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
Aufbewahrung digital signierter elektronischer Rechnungen
Empfangene elektronische Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass auch im Nachhinein die Echtheit der Herkunft und die Unverfälschbarkeit der Inhalte nachgeprüft werden kann. Dieser Nachweis ist bei digital signierten elektronischen Rechnungen durch die fortgeschrittene elektronische Signatur im Rechnungsdokument gewährleistet.
Für die Archivierung elektronisch signierter Rechnungen bedeutet dies in der Regel, dass das elektronische Originaldokument archiviert werden muss.
Beim Ausdruck auf Papier, beim Konvertieren in andere Formate (z.B. TIFF) oder bei der Mikroverfilmung geht die Signaturinformation verloren. Daher sind diese Verfahren nicht geeignet, empfangene elektronisch signierte Rechnungen zu archivieren.
Nachweis und Dokumentation des Signaturverfahrens elektronischer Rechnungen
Der Aufbau und der Ablauf des bei der elektronischen Übermittlung einer Rechnung angewandten Verfahrens müssen leicht nachprüfbar sein. Vor allem muss überprüft werden können, auf welche Daten sich die elektronische Signatur bezieht, wer der Signator ist und ob die Möglichkeit besteht, bereits signierte Daten zu verändern.
In der Praxis muss der Rechnungsempfänger dem Finanzamt gegenüber auf Anfrage erklären können, wie das Rech-nungsdokument signiert ist. Die Lösung w-bill verwendet beispielsweise die Standardmethoden von PDF zur Erstellung einer digitalen Signatur im PDF Dokument. Damit ist diese Anforderung leicht zu erfüllen.
- Kurz gefasst wird bei einer PDF Signatur an das bestehende Dokument ein Delta-PDF angehängt. Die Signatur umfasst alle dem Delta-PDF vorangehenden Teile des PDF Dokumentes
- Eine genaue Beschreibung ist durch die offiziellen PDF Spezifikationen gegeben
- Zur Signaturprüfung kann jeder Acrobat Reader ab Version 6 verwendet werden. Eventuell ist noch ein Prüf-Plugin (z.B. trustDesk) erforderlich, wenn die eCard zur Signatur verwendet wird (da Acrobat Stand Version 8 das Signaturverfahren ECC der eCard nicht unterstützt)
Generell kann man davon ausgehen, dass aufgrund der weiten Verbreitung von PDF die Signatur von PDF Dokumenten rasch zu jenen Standard-Methoden gehört, welche vom Finanzministerium ohne weitere Nachfrage anerkannt werden.
Fordert das Finanzamt den Unternehmer zur Vorlage der Rechnung auf, kann als vorläufigen Nachweis einen Ausdruck der elektronisch übermittelten Rechnung vorlegt werden. Auf Verlangen des Finanzamtes ist es jedoch notwendig, die elektronische Rechnung vorzuweisen und die Gültigkeit der Signatur nachzuweisen.