So einfach ist die elektronische Rechnung mit digitaler Signatur
Anforderungen an die elektronische Rechnungslegung
Wollten Unternehmen bisher ihre Geschäftsabläufe optimieren, indem sie ihre Rechnungsdaten auf elektronischem Wege austauschen, war für die Akzeptanz im Zuge der Voranrechnung der Umsatzsteuer das Vorhandensein einer zeitnahen Sammelrechnung in Papierform notwendig. Durch den Einsatz der digitalen Signatur ist es erstmals möglich, die Rechnungslegung vollelektronisch und umsatzsteuerlich anerkannt abzuwickeln.
Elektronische Rechnungslegung - Gesetzliche Grundlagen
Mit der EU-Richtlinie 77/388/EWG idF 2001/115/EG wurde die Grundlage für die Anrechnung von digital signierten elektronischen Rechnungen für den Vorabzug der Umsatz-steuer beschlossen. Seit 23. Dezember 2003 ist diese Richtlinie in Österreich durch Verordnung umgesetzt. Mit dem Erlass des Bundesministerium für Finanzen (BMF-010219/0183-IV/9/2005) von Juli 2005 wurden die letzten Details für die elektronische Rechnungslegung mit digitaler Signatur festgelegt.
Mit diesen gesetzlichen Rahmenbedingungen eröffnet sich erstmals die Möglichkeit, auch elektronische Rechnungen ohne die Notwendigkeit eines zusätzlichen Papierbeleges als Grundlage für die Voranrechnung der Umsatzsteuer anzuerkennen.
Formvorschriften
Damit eine elektronische Rechnung den Formvorschriften des österreichischen Bundesministeriums für Finanzen entspricht, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein
Zustimmung des Empfängers
Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf keiner besonderen Form. Es genügt zum Beispiel auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
Verwendung fortgeschrittener oder qualifizierter Signaturen
Die elektronische Rechnung muß zumindest mit einer fortgeschrittenen digitalen Signatur nach Signaturgesetz versehen sein. Eine qualifizierte digitale Signatur erfüllt die Anforderung in jedem Fall. Die Zertifikate können entweder auf eine natürliche Person ausgestellt sein oder auf ein Unternehmen.
Nachweis und Dokumentation des Signaturverfahrens
Der Aufbau und der Ablauf des bei der elektronischen Übermittlung einer Rechnung angewandten Verfahrens müssen leicht nachprüfbar sein. Vor allem muss überprüft werden können, auf welche Daten sich die elektronische Signatur bezieht, wer der Signator ist und ob die Möglichkeit besteht, bereits signierte Daten zu verändern.
Die Lösungen von IT Solution verwenden das Standard-Verfahren, nach dem PDF Dokumente signiert werden. Damit kann die Signatur der elektronsichen Rechnung einfach im Adobe® Acrobat® Reader geprüft werden.